A día de hoy, ya es extraño que una empresa no cuente con un ERP o módulo específico de gestión empresarial para administrar alguna parte de su organización (contabilidad, logística, recursos humanos, marketing, atención al cliente…)

No digamos ya si estamos hablando de una asesoría o despacho profesional. Gestionar la parte fiscal, laboral y/o contable de clientes y empresa con un software empresarial es primordial.

Entonces, si tuviéramos que enumerar cuáles son los principales beneficios que queremos conseguir al usar un ERP, estando al frente de una asesoría y, de esta forma, encontrar el que mejor se adapte a nuestro core business, tendríamos que incluir las siguientes ventajas sobre la mesa:

Optimización de los procesos

Contar con una herramienta que presente homogeneidad y coherencia en nuestros datos y, sobre todo, que permita que el área fiscal, laboral y contable se relacionen entre ellos desde la misma herramienta, nos brindará una oportunidad de mejorar los procesos de la empresa.

Además, un buen ERP para asesorías y despachos profesionales, deberá tener conexión directa con los diferentes organismos oficiales (TGSS, AEAT, etc) para presentar documentación y modelos directamente a través del ERP.

Por otro lado, algunos ERP también ofrecen otras prestaciones como agregadores bancarios (para conectarse directamente con los bancos de sus clientes) o un portal del asesor (herramienta con la cual ofrecer todo tipo de utilidades a los clientes, que harán la vida del asesor más fácil).

Escalable y modulable

Algo a tener muy en cuenta a la hora de adquirir un ERP es que ofrezca la posibilidad de ampliación; ya sea de usuarios, empresas, convenios, nóminas… O incluso de módulos completos. Hay que ser conscientes de que tu asesoría puede crecer a lo largo del tiempo y el ERP que adquieras tiene que ser capaz de absorber ese escalado.

Personalización

Cada despacho y asesoría es un mundo, por eso mismo, lo ideal será poder adquirir un ERP que se adapte a las necesidades reales de tu organización. Pagar únicamente lo que necesites y nada más. Así que, un ERP que ofrezca personalización exhaustiva, al igual que escalabilidad, serán una gran opción.

Seguridad de la información

El hecho de contar con una única aplicación que abarque toda la información delicada de nuestro equipo o clientes, con acceso restringido y protegido nos ahorrará muchos problemas de mantenimiento y backup de los datos.

Trazabilidad y control

Gestionar información delicada requiere un mayor control sobre la misma. Por ese motivo, utilizar un ERP nos ahorrará grandes quebraderos de cabeza al reflejar cualquier cambio que se haya realizado en el mismo. Así podremos auditar todos los documentos, procesos y datos.

Automatización de procesos repetitivos

Existen infinidad de tareas repetitivas en una asesoría que se pueden automatizar. Desde las más complejas hasta las más sencillas pero tediosas. Un buen ejemplo de automatización es la digitalización de facturas con un OCR, por el cual ya no hay que pasar a mano una a una las facturas de los clientes de la asesoría cada trimestre sino que la propia inteligencia artificial escanea y digitaliza las facturas.

El fin último de contar con un ERP, en definitiva, es automatizar tareas, eliminar errores innecesarios y de esta forma, aumentar la productividad, disminuir gastos y ser más competitivos.

Entonces, ¿qué ERP escoger?

Diez Software, SAGE, A3, Aplifisa… Y un largo etcétera de empresas que ofrecen una solución para asesorías y despachos profesionales.

Se trata de una pregunta compleja de responder puesto que cada asesoría contará con una problemática distinta pero, idealmente, deberemos atender al tamaño de nuestra asesoría (¿cuántos usuarios necesitaremos?), los gastos extra que nos pueda acarrear el alta o cambio (¿me cobrarán por el traspaso de datos en caso de necesitarlo? ¿los cambios legislativos supondrán algún coste para mi contrato?), además de fijarnos en las diferentes prestaciones que ofrezcan (¿OCR? ¿Agregador bancario? ¿portal para clientes o del asesor?).